Hva er internkontroll og hvem gjelder det for?
Internkontroll er virksomhetens system for å planlegge, gjennomføre, dokumentere og forbedre HMS‑arbeidet. Kravet gjelder i praksis alle virksomheter som produserer, selger eller tilbyr varer og tjenester og som dermed omfattes av HMS‑lovgivningen.
Omfattes små bedrifter? Ja! Men dokumentasjonsomfanget kan tilpasses virksomhetens art, risiko og størrelse. Poenget er at arbeidet er systematisk og skriftlig dokumentert i nødvendig grad.
De 8 kravene i internkontrollforskriften § 5: forklart for små bedrifter
Nedenfor er kontrollpunktene slik Arbeidstilsynet og forskriften beskriver dem, med praktiske råd til dokumentasjon i en liten virksomhet.
Krav 1: Oversikt over HMS‑regelverket som gjelder for virksomheten
Virksomheten skal sørge for at relevant HMS‑lovgivning er tilgjengelig for alle, og ha oversikt over hvilke krav som er særlig viktige for deres drift.
Dokumentér: Kort «regeloversikt»/lenkesamling i HMS‑systemet (arbeidsmiljøloven, relevante forskrifter, lokale rutiner).
Krav 2: Sikre tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter
Ansatte skal ha nødvendig opplæring i systematisk HMS‑arbeid også når rutiner, utstyr eller risiko endrer seg.
Dokumentér: Opplæringsplan + logg for gjennomført opplæring/øvelser.
Krav 3: Medvirkning fra arbeidstakerne
Virksomheten skal legge til rette for at ansatte medvirker i HMS‑arbeidet (for eksempel i risikovurderinger, vernerunder og ved behandling av avvik).
Dokumentér: Deltakerlister/vernerundeprotokoller, referater og oppgaver i årshjulet.
Krav 4: Fastsette skriftlige HMS‑mål
Det skal være skriftlige mål for helse, miljø og sikkerhet (f.eks. 0 personskader, 100 % lukking av avvik innen 30 dager).
Dokumentér: Egen målseksjon i HMS‑systemet + kvartalsvis statusnotat.
Krav 5: Oversikt over organisering, ansvar og myndighet
Beskriv hvordan HMS‑ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt. Husk at dette skal være skriftlig. For mange små bedrifter er dette en enkel side i HMS‑systemet.
Dokumentér: Lite organisasjonskart + rollebeskrivelser (leder, verneombud/AMU der det er krav).
OBS: Verneombud i små bedrifter
Fra 1. januar 2024 skal virksomheter med 5 eller flere arbeidstakere ha minst ett verneombud. Med færre enn fem kan partene skriftlig avtale en annen ordning. Last ned en slik avtale gratis her!
Krav 6: Kartlegge farer og risikovurdere: med plan og tiltak
Kartlegg farer, vurder risiko og lag en handlingsplan med tiltak, ansvar og frister. Kartlegging og planer skal være skriftlige og oppdaterte. Metode kan tilpasses – viktigst er systematikk og dokumentasjon.
Dokumentér: Risiko‑oversikt + handlingsplan i HMS‑systemet, og oppdater ved endringer.
Krav 7: Skriftlige rutiner for avvik (avdekke, rette opp, forebygge)
Ha skriftlige rutiner for å avdekke, registrere, behandle og forebygge brudd på HMS‑krav (inkludert nestenulykker). Fokuser på årsaker og læring.
Dokumentér: Avviksprosedyre + avvikslogg med status og tiltak.
Krav 8: Systematisk overvåking og årlig gjennomgang
Følg opp at internkontrollen fungerer som forutsatt, og dokumentér resultatet av gjennomgangen (minst årlig). Knytt gjennomgangen til mål, avvik, tiltak og nye behov.
Dokumentér: "Ledelsens gjennomgang"/årsoppsummering + oppdatert handlingsplan og årshjul.
Vanlige fallgruver – og raske fiks
- Mål settes, men måles ikke: legg inn kvartalsvis status i HMS‑systemet (1 side).
- Risikovurdering blir "engangsøvelse": oppdater ved endringer i drift/utstyr/organisering.
- Avvik meldes ikke: gjør det superenkelt, og gi tilbakemelding på hvert avvik. Bruk gjerne et heldigitalt HMS-system slik at alle har tilgang overalt.
- Årlig gjennomgang mangler: Sett en dato i årshjulet og lag rapport! Ønsker du hjelp med rapporten og årlig gjennomgang, så lager systemet mitt dette ved hjelp av AI på noen få sekunder. Mindre jobb = tid spart!
Typiske spørsmål om internkontroll
Gjelder internkontroll alle små bedrifter?
Ja, i praksis alle som tilbyr varer/tjenester og omfattes av HMS‑lovgivningen.
Hvor omfattende må dokumentasjonen være?
Så omfattende som nødvendig ut fra risiko og størrelse, men skriftlig og oppdatert.
Når må vi ha verneombud?
Ved 5 eller flere ansatte (fra 01.01.2024). Med færre enn fem kan man skriftlig avtale annen ordning.
Digitalt HMS‑system fra Coperando
Et godt HMS‑system samler mål, risiko, avvik og årshjul og mye mer på ett sted. Ha gjerne systemet på en app slik at de ansatte raskt kan melde avvik. I tillegg har jeg lagd fraværsoversikt, personalhåndbok og ulike maler (feks. arbeidsavtale) du kan bruke. Dette gjør at du slipper flere systemer og har både personaloppgaver og HMS samlet på ett sted! Systemet mitt er videre topp moderne og har innebygd KI-funksjoner for både forslag til å løse avvik, forslag til risikoer, forbedre innholdet i personalhåndboka, finner relaterte lover selv og gir deg en detaljert og tilpasset årlig gjennomgang. Selvsagt med personvern i fokus! Ingen persondata kan brukes av AI.
Og om det ikke er nok så hjelper jeg gjerne til med internkontrollen, gir deg faglig hjelp i vanskelige saker og rask og personlig kundeservice!
Ta gjerne kontakt dersom du er interessert i et HR-/HMS-system.
Legg til kommentar
Kommentarer