Alminnelige vilkår HMS-system (Oppdatert 21.01.2026)

Alminnelige vilkår – HMS‑system (Oppdatert 21.01.2026)

  • Disse vilkårene gjelder for bruk av HMS‑systemet levert av Coperando AS (org.nr. 933 815 072).
  • Ved bestilling eller aksept av tilbud blir vilkårene en del av avtalen.
  • Kunden bekrefter å ha lest vilkårene og samtykker til leveranse i henhold til disse.

1) Definisjoner og dokumentrekkefølge

  • «Tjenesten/HMS‑systemet»: nettbasert løsning tilgjengelig via hms-system.coperando.no.
  • «Kunde»: virksomheten som inngår avtale med Coperando.
  • «DPA»: databehandleravtalen mellom Kunden (behandlingsansvarlig) og Coperando (databehandler).
  • «(Under)databehandler»: tredjepart som Coperando bruker for å levere Tjenesten.
  • Ved motstrid gjelder denne rekkefølgen:
    • (i) signert tilbud/ordre
    • (ii) disse Alminnelige vilkår
    • (iii) DPA
    • (iv) eventuelle vedlegg (SLA/AUP)
    • (v) øvrig dokumentasjon

2) Tjenestebeskrivelse

  • Coperando leverer en nettbasert HMS‑løsning med funksjoner for internkontroll, HMS‑dokumentasjon, avviksregistrering m.m.
  • Nærmere innhold, omfang og eventuelle tilpasninger fremgår av tilbud/ordre.
  • Coperando kan bistå med opplæring ved oppstart etter behov.

3) Konto og bruk (AUP – kort)

  • Kunden får brukerkonto(er). Kunden er ansvarlig for tilgangsstyring, passord og all bruk av egne konti.
  • Ikke tillatt: ulovlig innhold/aktivitet, forsøk på å omgå sikkerhet, skadelig kode, krenkelser av tredjeparts rettigheter.
  • Kunden er ansvarlig for riktigheten i data som legges inn.

4) Varighet, oppsigelse og datahåndtering

  • Avtalen løper fra oppstartsdato (se tilbud/ordre) inntil oppsigelse.
  • Begge parter kan si opp med 30 dagers skriftlig varsel til utgangen av en kalendermåned (med mindre annet er avtalt).
  • Tilgang opphører ved utløpet av oppsigelsestiden; betaling påløper til samme tidspunkt.
  • Datauttrekk ved opphør: Kunden kan be om standard eksport.
  • Sletting: Coperando sletter/anon­ymiserer Kundens data innen 30 dager etter sluttdato, med mindre lov krever lengre lagring (jf. DPA).

5) Pris, fakturering, mislighold

  • Pris følger av tilbud/ordre og oppgis ekskl. mva.
  • Fakturering skjer forskuddsvis månedlig/årlig iht. avtalt plan.
  • Betalingsfrist: 14 dager fra fakturadato.
  • Forsinket betaling: forsinkelsesrente etter lov.
  • Vesentlig betalingsmislighold: Coperando kan – etter varsel – suspendere Tjenesten inntil betaling skjer.

6) Prisendringer

  • Coperando kan justere priser med 60 dagers skriftlig varsel.
  • Kunden kan si opp avtalen med virkning før prisendringen trer i kraft.

7) Endringer og tilgjengelighet (SLA – kort)

  • Coperando kan oppdatere eller endre funksjonalitet så lenge kvaliteten ikke vesentlig reduseres.
  • Tilgjengelighet: Coperando tilstreber 99 % per kalendermåned.
  • Unntak i målingen: planlagt vedlikehold, force majeure, forhold utenfor rimelig kontroll.
  • Planlagt vedlikehold varsles normalt minst 48 timer i forkant og legges til tider som gir minst mulig påvirkning.

8) Personvern og databehandleravtale (DPA)

  • Kunden er behandlingsansvarlig for personopplysninger i HMS‑systemet; Coperando er databehandler.
  • Partene skal følge gjeldende personvernregelverk; DPA inngås i henhold til GDPR artikkel 28.
  • Underdatabehandlere: Coperando kan bruke Softr (drift i AWS EU/Frankfurt) og andre relevante leverandører.
  • Coperando varsler Kunden ved bytte/tillegg av underdatabehandler og gir Kunden mulighet til å motsette seg endringen på saklig grunnlag.
  • Coperando behandler kun data etter Kundens instruks og i samsvar med DPA.

9) Sikkerhet og hendelser

  • Coperando benytter passende tekniske og organisatoriske tiltak (tilgangsstyring, logging, kryptering ved overføring m.m.).
  • Ved personvernbrudd i rollen som databehandler varsles Kunden uten ugrunnet opphold, og Coperando bistår iht. DPA.

10) Ansvar og ansvarsbegrensning

  • Coperando skal levere Tjenesten med rimelig faglig dyktighet.
  • Coperando er ikke ansvarlig for indirekte tap (f.eks. tapt fortjeneste, følgeskader, tredjepartskrav).
  • Coperandos totale ansvar for direkte tap er begrenset til samlet vederlag betalt av Kunden de siste 12 månedene før hendelsen.
  • Begrensningen gjelder ikke ved forsett eller grov uaktsomhet.

11) Force majeure

  • Ingen av partene er ansvarlig for forhold utenfor rimelig kontroll (f.eks. strøm-/nettutfall, stans hos skyleverandør, krig, streik, pandemi, myndighetspålegg).
  • Plikter suspenderes så lenge hindringen varer.

12) Fortrolighet

  • Partene skal bevare konfidensiell informasjon om den andre part og ikke utlevere den uten samtykke, med mindre lov/pålegg krever det.
  • Fortrolighetsplikten gjelder også etter avtalens opphør.

13) Endringer i vilkårene

  • Coperando kan oppdatere vilkårene.
  • Vesentlige endringer varsles minst 30 dager før ikrafttredelse.
  • Dersom en vesentlig endring reduserer Kundens rettigheter på en ikke‑uvesentlig måte, kan Kunden si opp avtalen med virkning før endringen trer i kraft.

14) Lovvalg og verneting

  • Avtalen reguleres av norsk rett.
  • Tvister avgjøres av Trøndelag tingrett (med mindre annet er avtalt skriftlig).

15) Aksept

  • Ved signert kontrakt/ordre eller digital aksept (f.eks. e‑postbekreftelse) aksepterer Kunden disse vilkårene.
  • Avtale kan signeres elektronisk (f.eks. BankID/Posten signering).