Hvorfor jeg lagde mitt eget HMS-system?

Avvist ved døra

Første runde gjorde jeg alt riktig: kartla markedet, tok kontakt med leverandører, booket møter. Jeg trodde døra skulle åpne seg når jeg kom inn med ekte behov fra ekte småbedrifter. Det gjorde den ikke.

Mange samtaler handlet ikke om problemene jeg ønsket å løse, men om hvor mange leads kunne jeg garantere? Hvor stor omsetning kunne jeg binde meg til? Hvor raskt kunne jeg bevise volum? Der og da skjønte jeg hvor vanskelig det er å komme innenfor som liten aktør i et økosystem som først og fremst er rigget for skala.

Det var også de mer subtile avvisningene: de e‑postene som aldri fikk svar; "vi tar kontakt" som aldri ble noe av; partnerprogrammer med krav som var usynlige for publikumsøyne, men svært synlige for den som prøver å komme inn: årlig gebyr, minimumssalg, "co‑marketing"-budsjetter, eksklusivitet i segmenter jeg ikke ønsket å låse meg til. Jeg møtte også sikkerhets‑ og compliance‑spørreskjemaer som var skrevet for konsern, lange spørsmålslister om prosesser jeg ikke hadde, og som ikke var proporsjonale med det jeg faktisk skulle levere til småbedrifter.

Et sted under alt dette forsvant det opprinnelige målet mitt ut av rommet.

Hva de ba om og hva jeg egentlig trengte

De store ba om bevis på volum. Det jeg trengte, var en liten, pålitelig vei for en leder i en liten virksomhet: internkontroll som er til å forstå, sykefraværsoppfølging som faktisk blir fulgt, og arbeidsavtaler som er ryddige uten å bruke timer på advokat.

Når jeg tenker tilbake, var det ikke vond vilje fra noen. Det var bare to virkeligheter som ikke møttes: deres behov for forutsigbar skala og min virkelighet med kunder som trenger minst mulig friksjon for å få lovpålagte ting gjort.

Tre setninger. Det ble retningen min. 

Med det "kompasset" sluttet jeg å krangle med dører som ikke åpnet seg, og begynte å bygge mitt eget rom. Jeg fant en teknisk løsning som krysset av på alt, og brukte høst og vinter på det langsomme arbeidet: Bygge et HMS-system på et språk folk faktisk snakker; velge rekkefølgen som gjør en prosess intuitiv; lage påminnelser som hjelper i stedet for å mase. Jeg ønsker også at HMS-systemet mitt er mer enn bare HMS. Jeg er veldig opptatt av sykefravær, personalregler ol. Jeg fikk derfor flettet inn en kombinasjon av HR og HMS.

Å stå utenfor og å velge en annen vei

Hvis du er liten og forsøker å få innpass hos "de store gutta", er det lett å tolke alt som avvisning: "for lite", "for smalt", "for få leads". For meg ble det etter hvert tydelig: Jeg bygger ikke for dem. Jeg bygger for små bedrifter som trenger ro i magen.

Det betyr at jeg må tåle lavere fart i starten. At jeg må ta flere samtaler direkte med ledere som sitter tett på driften. At jeg heller vil lage én flyt som sparer noen timer hver måned enn å rulle ut femti funksjoner som få bruker.

Det er også derfor jeg valgte EU‑lagring og GDPR som ramme, ikke som "feature". Ikke fordi det selger, men fordi noen ting ikke er til forhandling. Personvern handler om tillit og i små virksomheter er avstanden kort mellom ledelse og ansatte. Du ser folkene du dokumenterer for. Da skal det kjennes riktig.

Hva jeg lærte (og gjerne skulle visst før)

• Rett kompass slår et detaljert kart. Når prinsippene er tydelige, blir mange valg mye enklere.
• Tydelighet er billigere enn tvil. Uklare krav koster flerfoldige timer.
• Kvalitet begynner med å si nei i tide. Særlig når du er liten.
• Det vanskelige er ikke å bygge, men å velge hva du ikke bygger.

Hvis du står i tilsvarende spagat, som konsulent, utvikler eller leder i en liten virksomhet, kan jeg trygt anbefale den samme øvelsen: Skriv ned tre ting du ikke kan gå på bekostning av. La dem bli kompasset ditt. Resten blir lettere.

Hva HMS-systemet mitt inneholder

Dette er først og fremst en historie om hvorfor jeg lagde mitt eget HMS/HR-system, men jeg må jo prøve å selge litt også. For kontekstens skyld: her er en rask oversikt:

HMS

• Internkontroll og årshjul: krav, frister, roller, dokumentasjon.
• Risikovurderinger: enkle vurderinger + tiltak, ansvar og frister (også psykososialt).
• Avvik og forbedring: registrer fra mobil, prioriter, lukk med sporbarhet.
• Vernerunder/sjekklister: praktiske maler som kan tilpasses.

Personaloppgaver:

• Arbeidsavtaler og maler i forståelig språk.
• Ansattoversikt
• Personalhåndbok
• Fraværsoversikt (Ferie, permisjoner, sykefravær osv)

Valg som skiller meg fra mange andre:

• EU‑lagring og GDPR som ramme, ikke som påklistret funksjon.
• Enkelhet i hverdagen viktigere enn flest funksjoner.
• Fleksibelt der det trengs: Alt kan skreddersys akkurat din bedrift
• Praktisk veiledning når du står fast.
• Kombinert HMS og personaloppgaver

Ta kontakt eller se YouTube-videoer

Er du interessert i et HMS/HR-system er det bare å ta kontakt eller lese mer. Ønsker du heller tips og triks om alt fra internkontroll til sykefraværshåndtering er det bare å ta besøke YouTube-kanalen min for mange tips og triks.