Hva gjør HR hele dagen?

Hvorfor er HR ofte litt usynlig i små bedrifter?

HR har et rykte for å være en «storbedriftsfunksjon», men sannheten er at HR-oppgaver er like viktige i små virksomheter. Selv om du ikke har en egen HR-avdeling, har du som leder ansvar for alt fra arbeidsmiljø til sykefravær og internkontroll. Dette er ikke bare fint å ha, men er en lovpålagt oppgave du må forholde deg til. Så selv om man ikke har en egen HR-ressurs, så har du fortsatt arbeidsoppgavene. 

HR og HMS – mer enn kaffe og papirarbeid

Det er lett å spøke med at HR bare drikker kaffe hele dagen (faktisk drikker de i snitt fem kopper om dagen. Hvertfall her i huset!), men realiteten er at HR-arbeid handler blant annet om å sikre at bedriften følger lover og regler.
I Norge har vi strenge krav til dokumentasjon og systematisk HMS-arbeid. Manglende kontroll kan føre til problemer med Arbeidstilsynet og i verste fall bøter. Jeg mener også at HR og HMS henger veldig tett sammen og er en arbeidsoppgave som bør høre sammen. La oss ta et praktisk eksempel: Risikovurderinger på jobben. Dette er noe som skal inngå i internkontrollen og ofte er det daglig leder og kanskje et verneombud som følger opp dette. Dette fungerer bra, men ofte kan det være greit å ha en mer "faglig" person tilstede også for å ikke bare følge opp risikoer, men også komme med innspill som er i henhold til arbeidsmiljøloven.

Noen typiske HR-oppgaver i små bedrifter:

• Etterlevelse av regelverket/compliance (arbeidsmiljøloven, HMS-forskrifter, internkontroll etc)
• Utarbeidelse av personalhåndbok
• Oppfølging av sykefravær og arbeidsmiljø
• Rutiner for ansettelser og onboarding
• Risikovurderinger, håndterer avvik
• Strategisk HR: kompetanseutvikling, trivsel og bedriftskultur
• Medarbeiderundersøkelser

Som du ser gjør daglig leder mye av disse oppgavene allerede som i utgangspunktet ligger under HR. Så du som er daglig leder må være HMS-person, HR-person, leder, medarbeider og mange andre oppgaver!

Trenger små bedrifter HR?

Jeg mener absolutt. Men det betyr ikke at du må ansette en egen HR-person. Har man 4-5 ansatte er det ikke sikkert investeringen vil lønne seg med å ansette en egen person for HR og HMS. Du har to valg:

1. Ta ansvar selv: Sett av tid til HR- og HMS-oppgaver og sørg for at du følger lovverket.
2. Leie ekstern hjelp: Få bistand til å lage systemer som sikrer at du har kontroll.

Det må brukes en del tid på dette, men risikoen ved at du ikke har orden i sysakene er at du kan få probemer med arbeidstilsynet, NAV, fagforeninger og lignende. Dette vil derfor koste enda mer tid og krefter (og kanskje penger). Så mitt tips er å ha fokus på disse oppgavene, og eventuelt leie inn hjelp for å hjelpe deg dersom du har lite tid. 

En god start er å lage en personalhåndbok som tydeliggjør reglene og rutinene i bedriften. Jeg anbefaler også å lage et HMS-system som sikrer at alt gjøres etter boka innenfor området. 

Ønsker du å høre hvordan jeg kan hjelpe deg med HR, HMS og internkontroll? Ta kontakt for en hyggelig og uforpliktende prat.