Influensasesongen kommer hvert år, og for små bedrifter kan den være en stor utfordring. Dersom du har få ansatte, er det nok at to-tre personer blir syke før driften stopper opp. I verste fall kan hele teamet bli rammet og da begynner ting å bli kritisk. Derfor er det viktig å ha en plan for beredskap før influensaen slår til.
Hvorfor er influensasesongen ekstra kritisk for små bedrifter?
I en liten bedrift har alle sine nøkkeloppgaver. Dersom én person blir borte, merkes det med en gang. Hvis flere blir syke samtidig, kan det føre til: forsinkede leveranser, misfornøyde kunder, økonomisk tap, stress og dårlig arbeidsmiljø. Det handler derfor ikke om å være pessimist men om å være forberedt på at ting kan skje. En god beredskapsplan gir større trygghet for bedriften din i tilfelle noe dukker opp. Og akkurat influensasesongen er ganske grei å forutse. Den kommer hvert år, men likevel er man like lite forberedt. Man kan heller ikke forberede seg for alt, men man kan redusere sjansen for at ting stopper opp i en bedrift. Særlig små bedrifter bør ha en plan her. Jeg har derfor lagd en enkel beredskapsplan for nettopp sesonginfluensa her.
7 tiltak som gir litt bedre beredskap mot influensa
1. Lag en enkel beredskapsplan
Start med å kartlegge hvilke oppgaver som er kritiske for driften. Hvem kan ta over hvis den som vanligvis gjør jobben blir syk? Har dere en backup-løsning, eller kan dere hente inn hjelp fra frilansere eller vikarbyrå? En enkel oversikt kan gjøre stor forskjell.
Tips: Lag en liste over “må-oppgaver” og hvem som kan steppe inn. Ha den tilgjengelig for alle.
2. Forebygg smitte i bedriften
Forebygging er alltid billigere enn krisehåndtering. Oppfordre ansatte til å ta influensavaksine, sørg for god håndhygiene og ha antibac tilgjengelig. Og viktigst av alt: Ha en kultur der folk faktisk holder seg hjemme når de er syke. Det er bedre med én syk hjemme enn hele gjengen smittet. Her har vi mannfolk litt å gå på... Vi går på jobb selv om man har store smerter i brystet og verre tenkes.
Men ja: problemet med influensa er at det kommer fort og brått. Slik jeg forstår det kan man være smittsom også før man har symptomer. Så det er umulig å helgardere seg, men man kan redusere risikoen.
3. Gjør det mulig å jobbe hjemmefra
Hvis oppgavene kan løses digitalt, er det mye enklere å holde hjulene i gang. Bruk skybaserte verktøy for dokumenter og kommunikasjon, og ha en plan for hvordan dere holder møter digitalt. Det gir fleksibilitet og trygghet. Da kan man også jobbe også når man tror man er smittet. Dette er selvfølgelig ikke mulig i alle bedrifter, og noe som må tilpasses hver enkelt bedrift.
4. Ha en klar kommunikasjonsplan
Når sykdom rammer, må alle vite hva som skjer. Lag en enkel mal for intern kommunikasjon ved fravær, og informer kunder tidlig hvis leveranser blir forsinket. Det å ha åpenhet skaper tillit både internt og eksternt. En slik plan bør stå skriftlig i personalhåndboka slik at alle vet hvor man finner den.
5. Vurder fleksible arbeidsordninger
Kan noen oppgaver flyttes eller utsettes? Kan dere prioritere de mest kritiske leveransene først? Litt fleksibilitet kan være avgjørende for å holde driften i gang. En god beredskapsplan handler i stor grad om å prioritere oppgaver. Hva kan man få til med det man har tilgjengelig, hva er viktigst og hva kan vente.
6. Ha en oversikt over eksterne ressurser
Hvis dere plutselig mangler folk, er det gull verdt å ha kontaktinfo til vikarbyrå eller frilansere klar. Ikke vent til krisen oppstår, men ha klar telefonlista slik at man raskt kan finne folk som kan hjelpe. Ja det koster penger, men det er ofte billigere å ha hjulene i gang enn at hele driften stanser opp i et par uker.
7. Evaluer og juster etter sesongen
Når influensasesongen er over bør man ta en runde: Hva fungerte bra? Hva kan forbedres? Jo mer dere lærer, jo bedre rustet er dere neste gang.
Oppsummert
Influensasesongen trenger ikke å bli fullt så ille dersom man er forberedt. Med litt planlegging, gode rutiner og fleksible løsninger kan du sikre at bedriften holder seg i gang også når flere blir syke. Dette er systematisk HMS i praksis og noe jeg anbefaler at dere bruker en del tid på.
Så dersom dere trenger et HMS-system er det bare å lese mer her!
Legg til kommentar
Kommentarer