Sykefravær dukker gjerne opp når man minst venter det. Mange småbedrifter oppdager først hvor lite forberedt de er idet den første sykmeldingen tikker inn i innboksen. Plutselig dukker det opp spørsmål som: Hvor mange dager kan en ansatt bruke egenmelding? Hva skjer hvis fraværet varer lenger? Hvem skal ta over oppgavene? Uten gode og tydelige rutiner kan det fort bli en krevende jobb.
Hvorfor forebygge sykefravær?
Hvorfor skal du jobbe med dette? For det første er det lovpålagt. Det å forebygge skal inngå i den lovbestemte delen som er systematisk HMS-arbeid. Dette inngår som en del av tilretteleggingsplikten du som arbeidsgiver har. Så dersom du vurderer å ansette noen eller allerede har et lite team, er dette noe du må forholde deg til.
Det første du må ha kontroll på, er forskjellen mellom ulike typer fravær som for eksempel egenmelding, sykt barn-dag, sykmelding og lignende. For eksempel kan en ansatt (som hovedregel) bruke egenmelding i inntil tre kalenderdager om gangen, og maksimalt fire ganger i året. Strengt tatt er det ikke per år, men per 12-måneders periode. Dersom fraværet varer lenger enn dette, må den ansatte levere en sykmelding. Videre glemmer mange arbeidsgivere å be om egenmeldingen skriftlig, eller de er usikre på hva som gjelder for nyansatte og lignende. Det kan skape rot i både lønnsutbetalinger og fraværsoversikt, og derfor bør du ha en enkel, fast rutine på plass fra første dag. Rutinene bør også være tilgjengelig for alle sammen i en personalhåndbok.
Når fraværet har vart over noen dager, begynner også arbeidsgivers ansvar å tre i kraft. Innen fire uker skal du lage en skriftlig oppfølgingsplan sammen med den ansatte. Planen skal vise hvordan dere sammen kan legge til rette for at vedkommende kan komme tilbake i jobb, for eksempel gjennom gradert sykmelding, tilpasning av arbeidsoppgaver eller andre tiltak som kan redusere sykefraværet og varigheten. Du trenger ikke kjenne diagnosen (du har heller ikke rett til å vite den) for å kunne tilrettelegge. Man kommer ofte langt på vei med å høre hva den ansatte ser for seg av oppgaver og annen tilrettelegging.
Et annet punkt du som leder ikke må glemme er at sykefravær koster penger. Mye penger! En ting er du må betale arbeidsgiverperioden. Det er som regel uproblematisk. Derimot kommer det indirekte kostnader. Må du skaffe vikar? Må andre jobbe overtid og gjennom dette risikere å bli utbrent? Det er svært god butikk å forebygge fravær. Så en ting er at det er lovpålagt, en annen ting er at det er lønnsomt for bedriften din å jobbe forebyggende.
Hvordan forebygge fravær?
Hvordan man skal forebygge fravær kommer helt ann på. Et godt tips fra meg er å jobbe med arbeidsmiljøet. Både det fysiske og det psykososiale arbeidsmiljøet er viktig. Har man en god tillitt i bunnen og et robust og bra arbeidsmiljø hvor det er lav takhøyde for å si fra har du kommet langt. Har du på forhånd jobbet med arbeidsmiljøet vil du også kunne se at medarbeiderne dine åpner seg opp mer. Kanskje sier de også hva som er grunnen til fraværet. Man har da tillitt.
Et annet godt tips er å bruke helsedirektoratets veileder for oppfølging ved ulike diagnoser. Der finner du mange gode forslag til tiltak som har god og dokumentert effekt. For eksempel viser forskning at aktivitet, som korte skogsturer eller lett bevegelse i arbeidstiden, ofte kan hjelpe ved muskel- og skjelettplager. Slike tiltak er billige og enkle å gjennomføre, og de bidrar til at den ansatte holder kontakten med jobben også dersom man ikke føler seg 100%.
Videre skal du innen syv uker skal du innkalle til et dialogmøte for å følge opp oppfølgingsplanen. Dette er en viktig milepæl i arbeidet med å forebygge fravær. Her skal du og den ansatte snakke om hvordan det går, justere og skru på tiltakene og finne gode løsninger for å minimere varigheten av fraværet. Mange opplever at et strukturert møte som dette skaper trygghet for alle parter. Det gjør også at du slipper å lure på hva som skal skje videre; du har en tydelig plan og et system å støtte deg på.
Et annet område mange arbeidsgivere ikke har nok fokus på er dokumentasjon. Alle planer, notater og sykmeldinger (de ligger også i Altinn som regel) bør oppbevares skriftlig. NAV kan be om innsyn, og Arbeidstilsynet kan kontrollere at pliktene dine er oppfylt. God og oversiktlig dokumentasjon gjør det mye enklere å vise til at du har fulgt opp riktig, og det gir trygghet til både deg og den ansatte dersom det skulle oppstå spørsmål senere.
Når du først får på plass gode rutiner for oppfølging, blir det også enklere å jobbe med forebygging. Mange helseplager kan reduseres med små grep. Korte pauser, skogstur i løpet av dagen eller fleksibel arbeidstid ved behov og hjemmekontor dersom det er mulig. Sett opp gode og tydelige regler for hvordan sykefravær skal håndteres, og informer alle ansatte om hvordan prosessen foregår. Når alle vet hva som forventes, blir det enklere å skape trygghet og tillit i arbeidsmiljøet. Har du alt samlet i en digital personalhåndbok blir det enda enklere for alle å slå opp dersom man har spørsmål også.
Hvordan jobbe med sykefravær?
Sykefravær er uunngåelig i enhver bedrift, men alt som følger med, er ikke det. Med gode rutiner, tydelig dokumentasjon og enkle forebyggende tiltak kan du håndtere sykefravær på en profesjonell og god måte som både gagner den syke og bedriften din. Den største fordelen med å jobbe med fravær som en del av HMS-arbeidet er at du også vil kunne spare mye penger på å jobbe med dette.
Det å stålkontroll på sykefravær handler ikke bare om å følge lovverket. Det handler også om å skape struktur, forutsigbarhet og trygghet. Når du vet hva du skal gjøre helt fra første dag, sparer du deg for mye hodebry. Men viktigst av alt er at det viser omtanke for den syke, det bygger kultur og tillitt. Alle sammen ønsker seg tydelig og like retningslinjer. Så dersom du ikke har dette på plass er det bare å komme i gang!
Ønsker du hjelp med å jobbe med forebygging av fravær er jeg mer enn behjelpelig! Jeg har i mange år jobbet spesielt med sykefravær og vet hvilke handlingsrom du har, hva som fungerer og hva som ikke fungerer.
Skal du ansette noen må du også jobbe med å forebygge sykefravær fra starten av når den nye medarbeideren kommer. Jeg hjelper gjerne til med å lage planer og et system for deg som skal ansette noen slik at du kan være trygg på at alle lover og regler er under kontroll.
Ønsker du å komme i gang selv kan du gjerne laste ned en helt gratis guide om hvordan du håndterer fraværet i bedriften din eller sjekk ut spillelisten min med gratis tips og triks om hvordan du håndterer fravær.
Legg til kommentar
Kommentarer