Hva er systematisk HMS-arbeid?

Hva betyr "systematisk HMS‑arbeid" og hvorfor må du ha det?

I Norge krever arbeidsmiljøloven § 3‑1 at arbeidsgiver utfører systematisk HMS‑arbeid på alle plan i virksomheten, i samarbeid med ansatte og deres representanter. Det gjelder både for de minste bedriftene og for de største (og alt midt i mellom)
Internkontrollforskriften beskriver hvordan dette arbeidet organiseres og dokumenteres i praksis  og kalles ofte et HMS-system. 

For deg som leder en liten bedrift betyr dette at du skal ha tydelige HMS‑mål, oversikt over ansvar og roller, kartlagte risikoer, og rutiner for avvik og forbedring og lignende, men omfanget kan tilpasses virksomhetens størrelse og risiko. En liten IT-bedrift med 2 ansatte har helt andre risikoer og krav enn et stort konsern med flere tusen ansatte. Men uansett så skal man jobbe med dette. 

Kjernen i systematisk HMS‑arbeid

Arbeidsmiljøloven lister opp åtte krav som utgjør selve grunnmuren i HMS‑arbeidet. Under kan du se praktiske, men typiske eksempler for små virksomheter:

1. Sett mål for HMS‑arbeidet.
   Her skal du sette et overordnet mål for skader, sykefravær osv. Et eksempel: Null skader, under 2 % fravær, og alle får årlig HMS‑opplæring. Her kan man godt strekke seg litt. Det bør være realistisk, men ikke for lite ambisiøst heller. 

2. Gjør ansvarsfordeling tydelig.
   Hvem gjør hva i HMS-arbeidet? Dokumentér ansvar, roller og myndighet (leder, verneombud, AMU/alternativ medvirkning). Dette er en forholdsvis grei øvelse, men må uansett gjøres. 

3. Kartlegg farer og vurder risiko og lag en handlingsplan.
   Bruk vernerunder/sjekklister, snakk med folk, og prioriter tiltak med frister og eiere. Dette er en jobb du i teorien aldri blir ferdig med. Ting endrer seg hele tiden og du som leder får bare prøve å vurdere risikoer så godt som mulig(det er nemlig umulig å spå alle mulige risikoer som kan oppstå). Det viktigste er at du faktisk gjør jobben så godt du klarer.

4. Vurder HMS ved endringer.
   Flytting, ny teknologi, omorganisering  og sjekk at arbeidsmiljøet fortsatt er fullt forsvarlig før dere gjennomfører. Særlig flytting er en klassiker hvor det er en del jobb som må gjøres (selv om mange ikke tenker over det). Her er medvirkning gull verdt! 

5. Ha rutiner for å avdekke og rette opp brudd.
   Avvikshåndtering skal være enkel, lavterskel og skriftlig. Dette er noe av det viktigste HMS-arbeidet som gjøres. Er det glatt og bilen sklir? Har du nesten snublet i en kabel? Hadde du en aggressiv kunde? Alt sammen skal meldes inn!

6. Forebygg og følg opp sykefravær systematisk.
   Ha tydelige roller, dialog og tiltak tidlig. Mange tenker ikke over at det å forebygge sykefravær faktisk er en lovpålagt oppgave. Men slik jeg ser det er det mer en investering enn papirarbeid. Noe av det beste som kan skje bedriften din er et lavt sykefravær. 

7. Før løpende kontroll med arbeidsmiljø og helse når risiko tilsier det.
   Målinger/observasjoner der det er nødvendig (støy, kjemi, ergonomi, psykososialt). Dette er også et "evighetsarbeid" du aldri blir ferdig med. Her er et digitalt HMS-system gull verdt. Det hjelper deg mye på veien!

8. Evaluer og forbedre systemet jevnlig.
   Minst årlig gjennomgang av HMS‑systemet. Du skal se på om rutinene virker, eller må noe justeres? Du skal evaluere avvik, risikoer, opplæring, lovverk og lignende. For å være litt mer presis så står det ikke svart på hvitt at dette skal gjøres årlig. Men med ordlyden er det innforstått at du må gjennomgå dette ofte nok. Mitt forslag er derfor en light-gjennomgang kvartalsvis og en nøye gjennomgang årlig. 

Se gjerne video om hvordan du kan håndtere avvik her

HMS og internkontroll og hva må dokumenteres?

Det er strenge krav til hva som skal være skriftlig og dokumenteres. Du kan lese mer i internkontrollforskriften. Myndighetene forventer at virksomheten din kan vise frem bl.a.:

• HMS‑mål og organisering (roller/ansvar)
• Risikovurderinger og handlingsplaner (tiltak, frister, eiere)
• Rutiner for opplæring, avvikshåndtering og gjennomgang
• Oversikt over relevant regelverk for dere
  Små virksomheter med lav risiko kan dokumentere enklere, men poenget er at systemet matcher faktiske forhold i akkurat din bedrift. Så snarveier fører ikke med seg noe!

Slik innfører du et effektivt HMS‑system

1. Planlegg: Definér mål, kartlegg risiko, prioriter tiltak i en handlingsplan.
2. Utfør: Gjennomfør tiltak, gi opplæring, etabler avviksrutine.
3. Kontrollér: Følg opp tiltak, gjennomfør vernerunder, medarbeidersamtaler og mål effekter på arbeidsmiljø/avvik.
4. Forbedre: Årlig gjennomgang (gjerne også litt kvartalsvis), oppdater mål, rutiner og planer. 

Vanlige feil

Tre vanlige feil:

• "HMS-perm": Dokumentene finnes, men er ikke dynamiske og støver ned.
• Avvik meldes ikke fordi terskelen er for høy.
• Tiltak uten frister/eiere er lik en handlingsplan uten mål og mening.

Tre raske gevinster:

• Digital, enkel avviksflyt. Få det på mobilen. Dette gjør ting enklere for alle sammen.
• Korte møter (15 min) med fokus på ett risikoområde av gangen.
• Én side som viser mål, roller, hovedrutiner og neste fem tiltak.

Disse grepene ligger helt i tråd med intensjonen i internkontrollforskriften og Arbeidstilsynets veiledning om praktisk, tilpasset HMS‑arbeid.

Obs: Husk at det psykososiale arbeidsmiljøet er den del av denne jobben! 

Dette er grunntanken innen systeamtisk HMS-arbeid. Trenger du hjelp eller ønsker et digital system er det bare å ta kontakt så finner vi en god løsning.