Er internkontroll lovpålagt?

Hvem har krav om å ha internkontroll?

Som hovedregel skal alle bedrifter som selger, produserer eller tilbyr varer eller tjenester jobbe systematisk med HMS. Unntakene er så få at du kan trygt gå ut i fra at du skal jobbe systematisk med HMS. Selv enkelpersonsforetak med en ansatt og AS med kun en ansatt har de samme kravene til internkontroll. Så lenge du må følge blant annet arbeidsmiljøloven, skal du jobbe systematisk med HMS. Les mer på lovdata for å se om du kommer under unntakene.

Så mitt beste råd er at du er pålagt å ha internkontroll. Du kan trygt gå uti fra at bedriften din omfattes av disse bestemmelsene.

Enkelte bransjer har også enda strengere krav som gjelder for eksempel bilpleie, dekkskift og lignende. 

Er du eneste ansatte i eget AS har du også krav, men disse er da litt mindre. For eksempel medvirkning er vrient å gjennomføre når du selv er eneste ansatte. 

Hvordan jobbe systematisk med HMS?

Det er ingen fasit hvordan du skal gjøre dette. Det er derimot greit å legge til grunn det arbeidstilsynet sier. Da skal du være på riktig vei!

Det viktigste slik jeg ser det er å tilpasse seg bransjen du er i og konkret bedriften din. Du kan starte med å finne ut om du har bransjespesifikke krav som gjelder akkurat for din bedrift. Det er også enkelte regler som kan være viktigere å se på i bedriften din. Har du en liten bedrift og en ansatt pluss deg selv og sitter mye på hjemmekontor kan for eksempel alenearbeid være ekstra relevant. Man må også se på det psykososiale arbeidsmiljøet dersom man sitter mye alene. 

Uansett hvordan bedriften din er organisert eller størrelse så skal du som leder sikre et fullt forsvarlig og helsefremmende arbeidsmiljø. 

Det neste du bør finne ut av er hvilke oppgaver skal være skriftlige. Her er en oversikt:

• Hvilke mål virksomheten har for helse, miljø og sikkerhet
• Hvordan virksomheten er organisert
• Hvordan kartlegging av risiko er gjennomført (brev, rapporter, måleresultater og lignende)
• Hva som skal gjøres, når og av hvem, for å fremme helse, miljø og sikkerhet
• Rutiner for å håndtere feil og mangler
• Hvordan HMS-rutinene gjennomgås for å sikre at de fungerer etter hensikten

Små virksomheter med lite risikofylte aktiviteter behøver ikke omfattende dokumentasjon. 

Dette bør du derfor få på plass skriftlig i et HMS-system.

Leder skal også ha et HMS-kurs. Dette er pålagt og kurset skal følge den som tok kurset og kan ikke delegeres til noen andre. 

Når dette er gjennomført skal du videre begynne å se på og kartlegge hvilke risikoer du har på arbeidsplassen din. Her skal du i hovedsak finne ut hva som kan gå galt, hvordan hindre dette og hvordan redusere konsekvensene av at noe går galt. Igjen, her må du nesten se på akkurat din bedrift. En snekkerbedrift har helt andre risikoer enn en kontorbedrift for eksempel. 

Det er flere ting du må huske på, men dette er en god start for å komme i mål med det systemataisk HMS-arbeidet. Og noterer deg ordet systematisk. Dette er ikke en jobb du kan gjøre på en ettermiddag og la det stå i evigheter. Det skal jobbes kontinuerlig med HMS hele tiden. 

Andre tips til systematisk HMS

For å gjøre ting litt enklere og enda bedre er det også et par ting du bør vurdere. Det første er å ha en personalhåndbok. Har du en god personalhåndbok som oppdateres har du mye av interne retningslinjer og andre skriftlige krav i en egen bok som er lett å dokumentere. De ansatte kan da slå opp i håndboka og få svar på det de lurer på der. 

Videre kan det være greit å lage rapporter som du lagrer et lurt sted. For eksempel hvert kvartal. Dette er gull verdt dersom du skulle få tilsyn i bedriften din. Du kan da dokumentere at du jobber systematisk med HMS, vise hvor det er mangler og hva dere gjør bra. 

Ønsker du å gjøre det enda enklere kan du vurdere å få hjelp av meg. Jeg har et HMS-system spesielt for små bedrifter og startups. Det som gjør dette enklere er at jeg kan ordne mye av papirarbeidet for deg og jobbe i bakgrunnen slik at du kan gjøre andre oppgaver. Jeg tilbyr også å hjelpe deg med vanskelige saker og rådgivning inkludert i prisen. En del av jobben må selvsagt foregå på arbeidsplassen din, men jeg hjelper deg hele veien slik at du er trygg på at du følger alle regler og lover og sikrer papirarbeidet. Det betyr at vi sammen går gjennom HMS-håndboka, jeg lager rapporter for hvordan det ligger ann hos deg og hva du skal jobbe videre med, jeg hjelper deg dersom du skal ansette noen eller si opp noen og andre oppgaver og mye mer. Du får rett og slett et eget HMS-system og faglig hjelp og rådgivning på veien slik at du er helt trygg på at jobben gjøres skikkelig.

Så er du interessert i dette er det bare å ta kontakt så tar vi oss en hyggelig og uforpliktende prat!