Er det lovpålagt med personalhåndbok?

Når du har ansatt din første medarbeider eller vurderer å ansatte kommer det ofte spørsmål rundt ting som er lovpålagt. Det å gå fra å bare være deg selv til å få medarbeidere er en stor overgang. Hva må du tenke på? Hva bør du ha på plass og hva kan vente? Det er svært viktig å ha oversikt og kunnskap om alt du er pålagt å ha når du får arbeidsgiveransvar. 

Hva må man ha skriftlig i bedriften?

Først av alt må du ha på plass en arbeidskontrakt. Dette er første steg og ikke noe du kan lure deg unna. Det er også ganske strenge krav til hva som skal være med i en kontrakt og hvordan det skal være formulert. Lønn, arbeidstid og lignende er selvsagt noe som skal være der, men etter de nye kravene kom i 2024 er det også ting som hvem betaler ved sykefravær, hvor skal man primært utføre arbeidet, prøvetid, regler for oppsigelse og mye mer. 

Det neste du må jobbe med er systematisk HMS. Dette er pålagt og ikke noe man bare gjør en gang. Dette er en løpende jobb, som egentlig aldri blir ferdig. Her er det en del ting som skal være skriftliggjort. Blant annet varslingsrutiner skal være skriftlige og rutiner rundt hvordan sykefravær håndteres. Dette er ting du må ha lett tilgjengelig for alle ansatte og her er det en fordel å ha personalhåndbok. Det å ha skriftlige varslingsrutiner er derimot noe du må jobbe godt med. Har du en liten bedrift er det påbudt å sikre at saken behandles innen rimelig tid (hva som ligger i dette avhenger fra sak til sak) og habilitet skal vurderes. Dersom du som leder har personalansvar for la oss si 5 ansatte, og det kommer et varsel mot deg som leder, må du håndtere varselet på en måte som sikrer habilitet. Her er det ofte lurt å benytte en ekstern person. 

Videre er det pålagt med skriftlige rutiner rundt hvordan du håndterer sykefravær. Det være seg oppfølging, hvordan man rapporterer fravær, holde oversikt over fravær og en klar plan for å forebygge sykefravær. Igjen, dette kan du ha nedskrevet hvor som helst, men det å ha det i en personalhåndbok vil være enklere og mer praktisk. Der kan du skrive inn hvordan man melder egenmelding, når er det oppfølging, hvordan jobber bedriften med forebygging og mye mer. Her kan du se en video om hvordan du kan jobbe med å forebygge fravær. 

Du må også ha rutiner rundt oppsigelse og hvordan framgangsmåten er der. Her er det noen minstekrav i loven du må følge for å være sikker på at alt blir gjort etter boka. Dette skal som jeg sa tidligere også stå i en arbeidsavtale, men det skader ikke å ha det på plass i håndboka heller!

Dette er noen av tingene du må passe på å ha skriftlig når du ansetter en medarbeider. For full oversikt på lovpålagte oppgaver du må gjøre som leder, kan du trykke på her og laste ned en gratis sjekkliste. 

Hva bør en personalhåndbok inneholde?

Lovpålagte oppgaver er jo en selvfølge å ha med. Det er dessuten også lurt å ha med interne retningslinjer. Dette sikrer likebehandling, effektivitet og at bedriften framstår som profesjonell. Her er det ingen fasit til hva som skal være med, men noen tips er bruk av sosiale medier i arbeidstiden, hjemmekontor, etiske retningslinjer, pensjonssparing, lønnsutbetaling med mer. Her er det bare å føre inn alt du har av interne regler i bedriften din!

Det kan også være hyggelig å skrive litt om bedriften, historien, hva visjonen og verdiene er. Det kan være med på å bygge en bedriftskultur dersom det er lett å se hele tiden. 

Videre anbefaler jeg at gjennomgang av personalhåndboka er en del av onboardingen i bedriften din. Det er lurt å gå gjennom dette så tidlig så mulig, hvor man finner håndboka og hvordan man bruker den. En av fordelene med en personalhåndbok er jo at alle skal kunne slå opp på ting de lurer om selv slik at du som leder ikke må sitte å fortelle det samme hele tiden. 

Hvordan få på plass en personalhåndbok?

Det finnes mange muligheter for å komme i gang. Du kan skrive alt selv, laste ned en mal eller få en ferdig og skreddersydd løsning som er tilpasset akkurat din bedrift. Du kan også bruke AI til å sette opp forslag. 

Uansett anbefaler jeg å ha tunga litt rett i munnen. En mal eller AI vil gjøre en god jobb, men det vil aldri klare å være presis nok for akkurat din bedrift. Du må kjenne kulturen og retningslinjene i bedriften din selv. Så en del jobb vil det bli uansett dersom du ønsker å lage selv. En annen mulighet er å abonnere for eksempel gjennom min personalhåndbok. Dette er nok det enkleste og tryggeste. Du trenger nesten ikke løfte en finger, du er sikker på at alle lover og regler er riktige og den er tilgjengelig på app slik at man har den med seg overalt. Dersom det er av interesse har jeg også åpnet for muligheten til å stille som varslingsperson. Du får da en ekstern person som kan se på varslingssaker og vurdere hva dette er og hva man bør gjøre videre. Jeg går ikke inn i selve saken, men det sikrer nøytralitet og anonymitet, noe som kan være svært viktig for å skjerme den som varsler. Jeg vil da følge opp saksbehandlingen, men du må selv ordne opp i saken. Jeg kan selvfølgelig også hjelpe til med å ordne opp i varslingssaken fra A-Å, mot et lite salær. 

Så ønsker du en digital personalhåndbok fra meg med egen app, kundeservice tilgjengelig på telefon og mail, oppdateringer, skreddersøm og mye mer så hører jeg fra deg!