Hva skal en personalhåndbok inneholde?

Grunnleggende prinsipper om en personalhåndbok

For å starte et sted vil jeg kort forklare hva en personalhåndbok er og hvorfor alle bedrifter bør ha dette. Det er enkelt og greit en oversikt over bedriftens interne og "eksterne regler" (les: lovpålagte lover og regler). Med interne regler tenker jeg på ting som arbeidstid, fleksitid, når lønn utbetales, pensjonsordning og slike ting. Med lovpålagte regler mener jeg ting som folketrygdloven, arbeidsmiljøloven og lignende. For å forklare dette kort, betyr det at interne regler skal utfylle de lovpålagte reglene. Du har for eksempel ingen styringsrett som leder som gir medarbeidere dårligere rettigheter enn hva som står i folketrygdloven for eksempel. De fleste lovene vi har i Norge er preseptoriske (ufravikelige). Det motsatte er deklatoriske lover. Dette er lover du kan avtale andre løsninger på enn det som står i loven. Andre lover kan bare fravikes til fordel for den svakeste part. 

Uansett er dette prinsipper du må ha i bakhodet når du skal skrive en personalhåndbok. Det er svært viktig å ha kontroll på dette i tilfelle det dukker opp noe som skaper gnisninger. 

Lover og regler

Det første du må finne ut av når du skal skrive en personalhåndbok er hvilke lover må du ha med. Listen er lang og her er det viktig å vite hvilke lover som du må ha med, og hvilke du kan ha med. Eksempler på punkter du må ha med skriftlig som skal følge loven er arbeidsmiljøloven, folketrygdloven, HMS, varslingsrutiner, arbeidsavtale, rutiner for oppsigelse og lignende. Her har du som leder lite handlingsrom i forhold til lovverket. Ønsker du å vite hva som er lovpålagt å ha med kan du gjerne laste ned en gratis sjekkliste for å få oversikt over alt som er pålagt i forbindelse med en ansettelse.

Interne bestemmelser

Interne bestemmelser er også noe du må ha med, men her har du et større handlingsrom. Noe av det du må ha med her er arbeidstid, hjemmekontorordning, utvidet rett til å benytte egenmelding, IT-regler og slike ting. Igjen her er det viktig å være klar over at du ikke kan avtale noe som er dårligere enn loven. Du må holde deg innenfor et handlingsrom som lovverket gir deg, men du står som regel fritt til å avtale bedre løsninger enn minstekravene. En plass mange gjør feil er arbeidstid. Her må du først se på hva arbeidsmiljøloven sier, og deretter kan du skrive interne retningslinjer på dette. Du kan feks. ikke ha interne regler som sier at du skal jobbe 12 timer daglig. Her må du også huske på hviletidsbestemmelsene som sier at en arbeidstaker har krav på tilstrekkelig med hviletid, minst 11 timer sammenhengende hvile i løpet av 24 timer og 35 timer i løpet av 7 dager. Her er det ikke rom for å gå utover dette. Her kan du heller ikke avtale at de ansatte skal ha en "fri og uavhengig stilling" for å slippe å betale overtid. Så det er viktig å huske på at du kan kun ha interne regler som er bedre enn lovens minstekrav, men aldri noe som er dårligere.

Oppdateringer

Det neste du må huske på er at en personalhåndbok må holdes fortløpende oppdatert. Her er det mange som synder og benytter gamle lover og regler. Det er derfor viktig å følge med litt i timen før det kommer lovendringer slik at du kan starte med planleggingen før nye krav trer i kraft. Jeg ser ofte at mange har et litt mer avslappet forhold til arbeidskontrakter. Mange bruker utdaterte maler og rutiner. Så det er svært viktig at personalhåndboka holdes oppdatert fortløpende slik at du slipper kostbare overraskelser fra arbeidstilsynet! Nok en gang har man avtalefrihet og kan avtale seg fram til det meste, men utformingen av en arbeidskontrakt kan ikke endres på. Dette er som sagt en ufravikelig lov. 

Anbefalinger

Det finnes også en del ting som ikke er verken interne eller eksterne bestemmelser. Det kan for eksempel står litt om historien til bedriften din, verdier, miljøtiltak (feks. kildesortering) og lignende. Dette er på ingen måte pålagt å ha med, men det er uansett en fin plass å samle slike ting i en digital personalhåndbok. Det kan også være lurt å ha med kontaktinformasjon til nærmeste leder, HR eller regnskap og lignende. Dette gjør at ansatte har oversikt hele tiden. 

Tilgjengelighet

Angående tilgjengelighet er det ikke så mye å si, men i dagens samfunn har de fleste med seg mobiltelefonen overalt. Det kan derfor være en god ide å ha håndboka på en app. Om det ikke er på app, bør det i det minste være en digital personalhåndbok på PDF eller lignende. Dette gjør at alle har tilgang til boka uansett hvor man er og at det er lett å slå opp i. 

Oppsummering

En personalhåndbok bør derfor inneholde interne retningslinjer, lover og regler, holdes oppdatert og være tilgjengelig og i tillegg bør den inneholde litt om bedriften din, kontaktinformasjon og lignende. Det tar litt tid å lage en egen ansattehåndbok og du må vite litt om hvilke lover som er ufravikelige og fravikelige, men det er en jobb som er gjennomførbar! Dersom du ikke ønsker å lage håndboka selv, så kan jeg hjelpe til . Du får da en digital personalhåndbok fra kroner 649 per måned. Den er da tilgjengelig både på app, den holdes oppdatert og skreddersys din bedrift med logo og alt. Jeg kan også stille meg til rådighet til å være varslingsansvarlig dersom du ønsker dette. Her kan jeg tilpasse personalhåndboka sammen med andre HR-tjenester slik at du får akkurat det du har behov for!

Les gjerne blogginnlegget mitt også om hvorfor bedfriften din trenger en personalhåndbok.

Ta gjerne kontakt dersom du ønsker en uforpliktende gjennomgang/demonstrasjon! 

Se gjerne en YouTube-video jeg har lagd også for å lære mer!