Hvordan komme i gang med HR for små bedrifter og startups?

Innledning

Først av alt må man stille seg spørsmålet: Hvilke problemer skal jeg løse, hvilke behov dekkes og til hvilken pris? 

Det er viktig å kartlegge behovet for sin egen bedrift og det er viktig å vite hvor man skal begynne. Noen kjente problemer er at man bruker mye tid på personaladministrasjon og det er vanskelig å holde seg oppdatert på lover og regler. Videre kan dette gi mer fornøyde ansatte, redusere fraværet og øke produktiviteten og effektiviteten.  

Så, hvor bør man starte hvis man har en liten bedrift eller startup og ønsker HR-tjenester?  

For store bedrifter er framgangsmåten helt annerledes enn om man ønsker HR i små bedrifter eller startups. Store bedrifter har gjerne ikke bare en HR-ansatt, men en egen avdeling, omfattende system og et stort byråkrati. Jeg skal derimot fokusere på HR for små bedrifter og startups. Mange har et begrenset budsjett og kan ikke nødvendigvis investere like mye i egen HR-avdeling. Jeg mener derfor at man bør starte på motsatt ende av hva store bedrifter må gjøre.  

Framgangsmåte

• Man bør etter min mening starte med å skaffe seg et HR-system. Årsaken til dette er at man da får samlet alle ansatte i et eget datasystem fra starten av. Mange benytter excel, papir, word osv for å holde oversikten over ferier, fravær, utstyrslister osv. Har man et eget HR-system har man alt samlet på ett sted. Allerede her vil ting bli mer effektivt. Et HR-system bør også kunne kobles opp mot regnskapsprogrammet, altinn osv slik at alt “henger sammen”. Det gjør det enklere å ha full oversikt dersom HR, lønn og altinn er koblet sammen. Og man slipper bruke tid på å lete etter ting, holde oversikt over oppfølgingsplaner, utstyrsliter osv.  

• Det neste man bør se på er hvordan man setter opp systemet og hvilke roller man skal tildele. Her er det mange muligheter og ingen fasit. Det er hensiktsmessig at daglig leder har alle tilganger uansett. Dette gir arbeidsgiver god oversikt over alt av fravær, ferie, medarbeidersamtaler osv samlet i ett system. En annen variant er at man sammen med daglig leder også gir tilgang til en dedikert HR-person. Det bør være en person som kan svare ut om de fleste saker og ting, organisere ferier, saksbehandle, være rådgiver og lignende. Man bør være obs på at HR-personen ikke er for tett på de ansatte dersom det oppstår konflikt, sykdom eller andre ting som kan påvirke arbeidsmiljøet. Dette gjelder forsåvidt også ved en medarbeidersamtale. Det kan være vanskelig å betro seg til en god kollega og man skal tross alt jobbe sammen selv om det har vært en konflikt. Man bør derfor ha en god rolleforståelse dersom man velger å bruke en egen ansatt man allerede har til å håndtere HR. Har man ikke en egen person som kan jobbe i HR-systemet bør man vurdere å ansette noen eller leie inn kompetansen man trenger. Så vidt jeg vet er Coperando AS den eneste bedriften i Norge som er spesialisert innen HR for små bedrifter og oppstartsselskaper. Da får man en nøytral part som ikke påvirker de andre ansatte og det sikrer likebehandling av alle sammen. Innleid HR kan derfor ta seg av alt (nesten alt) av personaladministrasjon på en profesjonell måte. Prisen vil også være på et helt annet nivå enn å måtte ansette en egen HR-medarbeider. Det er heller ikke sikkert en liten bedrift har behov for en egen ansatt for å håndtere oppgavene som er i HR-systemet.  

• Du har nå fått et eget HR-system og funnet en egen HR-person som kan ta seg av den daglige driften. Hva nå? Målet er jo å spare tid, effektivisere driften, holde orden på lover og regler og forbedre arbeidsmiljøet. Det å spare tid og effektivisere er nå under kontroll. Du har en egen person som drifter den daglige personaladministrasjonen og frigjør tid til daglig leder. Det neste man da må se på er hvordan skal man ha kontroll på lover og regler? Store bedrifter har gjerne egne jurister eller leier inn dyr advokathjelp når dette trengs. Dette er ikke nødvendigvis hensiktsmessig eller økonomisk holdbart for små bedrifter eller startups. Et godt HR-system tilpasser seg derimot en del lover og regler. Prøver man å legge inn 30 egenmeldingsdager på rad vil systemet automatisk stoppe dette. Dette gjelder også kontrakter. Det er stadig nye krav til innholdet i kontraktene, og et HR-system vil ofte ha maler som gjør at alle punkter blir med (et bra HR-system bør forresten også ha mulighet til å signere kontraktene digitalt). Man kan også ha en digital personalhåndbok som følger interne regler. Her kan man bruke maler, men jeg anbefaler å skrive de om slik at det blir skreddersydd akkurat din bedrift. Videre bør man ha varslingsrutiner i systemet og noen som følger opp. Igjen, her er det en stor fordel med en egen person som ikke er tett på arbeidsmiljøet. Selv daglig leder kan bli for nær dersom man sender inn varsel om uønskede hendelser. Blir det konflikt er det også mange som leier inn advokat. Min erfaring er at konflikter best løses uten advokat. Har man jurist som skal håndtere saken bærer konflikten ofte preg av en “rettssak”. Man ender opp med å legge fram beviser og forsvare seg selv. Dette er etter mitt skjønn en svært ineffektiv måte å håndtere en personalsak på. Det å heller fokusere på dialog og finne løsninger er ofte mer effektivt, “mildere” for arbeidsmiljøet og ender ofte bedre. Jeg skal ikke avskrive advokathjelp i enkelte saker, men de aller fleste personalsaker handler ikke om paragrafer og kan best løses uten jurister.