Dersom du driver en liten bedrift eller startup er du kanskje klar over at du er pliktig til å ha et fullt forsvarlig og helsefremmende arbeidsmiljø. I dette ligger det også et krav om å ha varslingsrutiner. I dette innlegget skal jeg derfor skrive litt om rutiner som er lovpålagte og hvordan du kan sikre at disse rutinene følger lovens krav om varslingssaker.
Hva er en varslingssak?
Hva en varslingssak er kan være vanskelig å svare helt konkret på. Det kan være mye forskjellig. Først av alt skal det omhandle kritikkverdige forhold. Dette innebærer mobbing, trakassering, brudd på HMS-regler, korrupsjon, uforsvarlig arbeidsmiljø og mye mer. Det kan derfor ikke omhandle blant annet misnøye med lønn, ferie eller arbeidstid. Et varsel bærer preg av et visst alvor. Ta gjerne en titt på ofte stilte spørsmål hos arbeidstilsynet.
Videre er et varsel selve meldingen om kritikkverdige forhold. Det er derfor svært viktig å ha tydelige rutiner på hva som skal være formkravet i en varslingssak slik at ikke noen plutselig varsler uten å være klar over det. Det må være takhøyde for å diskutere uheldige saker uten at det iverksettes full sak. Her er kultur og generelt arbeidsmiljø svært viktig for å tydeliggjøre hvilken takhøyde man har. Er det en god ytringskultur er det derfor mindre sjanse for at det oppstår varslingssaker. Har man et grunnleggende dårlig arbeidsmiljø kan problemer oppstå raskere.
Hvem trenger varslingsrutiner?
Her er loven noe utydelig, men alle virksomheter som jevnlig sysselsetter minst 5 ansatte skal ha skriftlige varslingsrutiner, men mindre virksomheter skal ha dette dersom forholdene tilsier det.
For å ta det litt mer konkret mener jeg at alle virksomheter bør ha dette uansett størrelse. Har man en ansatt kan det oppstå kritikkverdige forhold. Så jeg tenker det er like så greit å ha varslingsrutiner uavhengig av størrelsen på bedriften. Da er du sikret dersom det skulle oppstå noe.
Hva skal en varslingsrutine inneholde?
For å finne ut hva en varslingsrutine kan inneholde er det egentlig bare å se på loven. Den skal inneholde blant annet:
a) en oppfordring til å varsle om kritikkverdige forhold
b) fremgangsmåte for varsling
c) fremgangsmåte for arbeidsgivers saksbehandling ved mottak, behandling og oppfølging av varsling.
(5) Rutinene skal være lett tilgjengelig for alle arbeidstakere i virksomheten
Jeg anbefaler å utarbeide varslingsrutiner på bakgrunn av føringer fra arbeidstilsynet, slik at du er sikker på at du følger alle kravene i loven. Videre bør rutinene som du ser være lett tilgjengelige. Her er det naturlig å tenke personalhåndbok. Dette gjør at det er enkelt å slå opp i rutiner og andre interne regler. Med en digital personalhåndbok har du alltid med deg alle regler og rutiner uansett hvor du er.
Ellers anbefaler jeg å skreddersy rutiner på bakgrunn av akkurat din bedrift og bransje. Det vil være forskjeller om du har en kontorjobb eller om du jobber som fisker for eksempel. Enkelte ting er det samme slik som mobbing, men med tanke på HMS er det store variasjoner.
Hvem skal motta varselet?
Her er det i utgangspunktet ingen krav til hvem som skal motta varselet, men det bør være noen med personalansvar eller HR og lignende. Man kan også varsle direkte til arbeidstilsynet eller verneombud. Det er derimot ofte noe problematisk dersom du har en liten bedrift. Det er tett og alle kjenner alle. Har man 3 ansatte bør man derfor ikke ha samme rutiner som en virksomhet med 10.000 ansatte. Jeg anbefaler på generelt grunnlag å benytte en ekstern person eller innleid HR for å sikre anonymitet og likebehandling. Mange benytter også advokater, men dette kan bli kostbart.
Uansett hvilken løsning du går for er det viktig å sikre at hele varslingssaken behandles konfidensielt og med respekt. Det skal også være et vern mot gjengjeldelse. Og kommer det et varsel mot deg som leder kan det oppfattes uryddig om du selv håndterer saken.
Hvordan håndtere et varsel?
Her er det mange veier som fører til Rom. Den mest vanlige måten er nok faktaundersøkelse. Basert på erfaringer er dette som regel bortkastede penger og fører som regel ikke med seg noe godt. Man ender opp med å prøve å bevise alt mulig, og det blir ofte svært dårlig stemning. Det oppleves litt som en rettsak innad i bedriften. Selv om effekten er diskutabel er det fortsatt mange som benytter denne metoden. Man leier inn advokat, og alle involverte må stille i "intervjurunder" med en advokat for å finne ut av hva som har hendt. Her skal jeg garantere at det blir mye skitkasting mot hverandre, mye følelser og uro. Resultatet er en rapport du kan legge i en skuffe og er en "objektiv" vurdering om hva som har hendt. Faktaundersøkelsen har derfor utnevnt en vinner, en taper eller at hele saken er uavgjort. Har dette ført til at konflikten er løst eller at arbeidsmiljøet er bedre? Neida!
Det å se ting svart-hvitt og "objektivt" hører ikke hjemme i en varslingssak etter min mening. For å understreke dette kan man se på nobelprisvinner Fritz Haber. Uten sammenligning forøvrig: Haber er en av hjernene bak det moderne landbruket og har gitt opphavet til Haber-Bosch-metoden som har gitt millioner av mennesker mat på bordet verden rundt. På den andre siden regnes han også som "den kjemiske krigføringens far". Han fant opp kjemiske våpen, i tillegg til å modernisere landbruket med NKP. Det jeg vil fram til er at ting ikke alltid er svart-hvitt og ikke alltid kan vurderes objektivt. En advokat er derfor en mester på lover og regler, men som regel handler en varslingssak om menneskene. Det er svært vanskelig å forstå en sak og en faktaundersøkelse vil derfor ikke hjelpe mye. Det er mange som også mener at faktaundersøkelsen eskalerer en konflikt. Har det skjedd et lovbrudd på bedriften ville jeg heller kontaktet politiet i stedet for å sette i gang med en faktaundersøkelse.
Jeg mener derfor at en mer korrekt tilnærming er å se saken fra alle sidene og forstå at det er mennesker det er snakk om. Ikke bruk for mye krefter på lovverket ettersom det ikke alltid er relevant. Målet er å finne en løsning, ikke finne ut av hvem som har rett og feil.
Dialog er derfor det du skal se på. Er det flere involverte i en varslingssak, så må du som leder eller HR få vedkommende til å sette seg ned å snakke sammen. Ha gjerne med en som kan styre ordet og sikre at dialogen foregår i siviliserte former. Det er fort gjort å si ting man egentlig ikke ønsker å si dersom man må i dialog. Det må være rom for å bruke litt sterke ord, men det er greit å sørge for at dialogen ikke skader mer enn den hjelper.
Det må også utvises varsomhet rundt å skrive notater. Et notat skriftliggjør ting, og kan gjøre at folk ikke sier ting slik de mener. Det kan derimot være lurt å skrive ned enkelte ting. Dette er en vurdering som må gjøres i hver enkelt sak.
Oppsumemring
Så for å oppsummere kort. En varslingsrutine er noe jeg anbefaler bedriften din å ha uavhengig av hvor mange ansatte du har. Er det kun en person i bedriften er det selvsagt ikke nødvending. "Uheldig opptreden på julebordet" er som regel ikke så ille dersom det kun er deg selv i bedriften.
Har du mer enn en ansatt ville jeg derimot hatt tydelige rutiner for varsling i en personalhåndbok. Det sikrer tydelighet og at alle er sikker på hva de skal gjøre dersom noe dukker opp.
Videre anbefaler jeg å benytte en ekstern person dersom bedriften din er liten. Her kan jeg hjelpe til. Både med utforming av rutiner og håndtering av varslingssaker. Ta kontakt for en uforpliktende prat!
Videre anbefaler jeg å være forsiktig med å fokusere for mye på juss. I enkelte tilfeller handler et varsel om juss og da kan det være hensiktsmessig å se på loven, men som regel handler en varslingssak om mennesker. Dialog er derfor det du skal sikte deg inn på. Få partene i varslingssaken til å møtes for så mange samtaler som trengs. Det er enkel psykologi. Dersom man møtes nok ganger og får høre den andre siden av saken vil man til slutt bli fornøyde med resultatet. Dette er også mye rimeligere enn å sette i gang med full faktaundersøkelse.
Så ønsker du en digital personalhåndbok eller rutiner rundt varsling eller bistand i en sak er det bare å ta kontakt så kan jeg hjelpe bedriften din!
Legg til kommentar
Kommentarer